Schritt für Schritt: WhatsApp Account für Unternehmen einrichten

Seit einiger Zeit können auch Unternehmen auf WhatsApp aktiv sein, es gibt dafür sogar eine eigene WhatsApp for Business App. Wir berichten schon relativ oft über WhatsApp hier im Blog, haben aber noch nicht die Grundlagen beschrieben. Deshalb wollen wir euch in diesem Beitrag eine einfache Anleitung geben, wie ihr ein Profil für euer Unternehmen, Geschäft, Restaurant, … auf WhatsApp anlegt.

Grundlagen: Welche Vorraussetzungen gibt es für Unternehmensprofile bei WhatsApp

Gar nicht so viele. Wichtigster Punkt zuerst: als Unternehmen auf WhatsApp aktiv zu sein kostet euch erstmal nichts. WhatsApp verlangt keine Gebühr und ein Budget für Werbung in WhatsApp ist auch optional. Es gibt nur die indirekten Kosten: eure Zeit oder die Zeit eurer Angestellten / Agentur.

Technische Grundlage für alles: ihr braucht für euer Unternehmen eine Handynummer. Ihr solltet außerdem bereit sein diese Telefonnummer öffentlich zu teilen, ihr solltet unter dieser Telefonnummer erreichbar sein und die Handynummer sollte dem Unternehmen gehören.

Das bringt mehrere Aspekte mit sich:

  • Je nach Unternehmensgröße ist es nicht zu empfehlen die Nummer an einen einzigen Mitarbeiter zu binden (u.a. wegen Urlaub, Kündigung, usw…)
  • Privates und Unternehmen nicht vermischen: wenn ihr keine One-Wo/Man-Show seid, dann solltet ihr euren privaten Account und den eures Unternehmens nicht mischen. Die Kunden/Nutzer werden sich bei einer Telefonnummer melden, also nicht unterscheiden zwischen Privat & Business

Es ist nicht zwingend notwenig zwei Smartphones zu haben. Die Handynummer muss zur Einrichtung des WhatsApp-Accounts aktiv sein für die Verifizierung und auch für Logins auf neuen Geräten. Danach kann aber die private WhatsApp-App auf dem Smartphone installiert sein und die Business-App ebenfalls. (Dann aber Weiterleitung auf die zweiten Nummer nicht vergessen)

Wenn ihr also keine Handynummer fürs Unternehmen habt, besorgt euch einfach eine. Mit oder ohne Vertrag ist total egal, es gibt online einige kostenlose Prepaid-Karten.

Dann kann es auch schon los gehen.

Schritt 1: WhatsApp for Business App installieren

Die Registrierung ist noch an die App gebunden. Ihr findet diese sowohl im Android- als auch im iOS-Store recht einfach.

Schritt 2: Neuen Account mit Handynummer anlegen

In der WhatsApp Business App werdet ihr begrüßt und müsst erstmal den Nutzungsbedingungen zustimmen. Danach werdet ihr durch folgende Schritte geleitet:

Am wichtigsten ist hier eigentlich der Unternehmensname. Es gibt hier klare Vorgaben von WhatsApp. Allerdings lässt sich der Name zu einem späteren Zeitpunkt noch ändern.

Schritt 3: mit der WA-Business App vertraut machen

Sollte eigentlich kein Problem sein, da die App aussieht wie die ganz normale WA-App. Ihr findet auch hier unten im Menü alle relevanten Funktionen wie WhatsApp-Status, Chats, Anrufe oder auch die Einstellungen. Wir gehen an dieser Stelle nicht auf die Details ein.

Schritt 4: Profil vervollständigen

Im Anmeldeprozess werden nur wenige Details abgefragt. Wenn ihr euren Account angelegt habt, solltet ihr in den Einstellungen euer Profil nochmals ergänzen. (Profil > Bearbeiten)

Ihr könnt dort hinzufügen:

  • Eine Beschreibung zu eurem Unternehmen
  • Öffnungszeiten
  • Mehrere Webseiten
  • E-Mail-Adresse

Alles optional, aber wichtig. Damit ist euer Profil eigentlich soweit fertig.

Schritt 5: Erweiterte WhatsApp Funktionen für Unternehmen kennenlernen

Die Kernfunktionen sind wie gesagt die gleichen wie mit eurem privaten Account, aber es gibt ein paar Funktionen, die man nur als Unternehmen hat. So könnt ihr in den Einstellungen automatische Antworten definieren, zum Beispiel eine automatische Begrüßung, vorgefertigte Antworten und mehr. Ich denke wir werden hier nochmals gesondert berichten.

Schritt 6: Testen & Account am Rechner bedienen

Bevor ihr es groß nach außen kommuniziert, solltet ihr einmal die App ausführlich testen. Das geht zum Beispiel ganz einfach in Kombination mit eurem privaten Account.

Wenn ihr hauptsächlich vom PC aus arbeitet, kann es außerdem hilfreich sein, wenn ihr die Desktop-Version von WhatsApp einrichtet und von dort aus mit euren Kunden kommuniziert.

Fazit

Wir kennen das von Facebook und Instagram. Wer WhatsApp auch privat nutzt hat absolut keine Probleme die Business App zu nutzen und bedienen.

Es geht aber wie immer nicht nur um das reine Bedienen der App, je nachdem was euer Unternehmen anbietet, solltet ihr schon eine Strategie oder zumindest mittelfristige Taktik für WhatsApp haben, da dieser Kanal in Zukunft immer wichtiger wird.

Philipp Rothhttp://www.allfacebook.de
Philipp ist Gründer von allfacebook.de und beschäftigt sich seit langem auch beruflich mit Facebook, organisiert Workshops, hält Vorträge und gibt konzeptionellen Input. Er realisiert viele der heute sehr erfolgreichen Auftritte und Applikationen auf Facebook und setzt seinen Fokus auf die Strategie von Unternehmen im Social Web. - Philipproth.com - Über AllFacebook.de

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5 Kommentare

  1. Wie sieht es denn hier mit der DSGVO aus? Ist das ganze DSGVO konform? Ein double-opt-in Verfahren scheint es für Kunden/Nutzer ja nicht zu geben? Darf ich als Unternehmen Nutzer einfach anschreiben? Oder erst, wenn sie mich als Unternehmen angeschrieben haben?

  2. Wir nutzen bisher die Standard-App im Unternehmen. Dort kann bei der Desktop-Version leider immer nur ein Mitarbeiter ‚eingeloggt‘ sein und Nachrichten lesen/schreiben… Ist das bei der Business-App auch so?

  3. Die WhatsApp Business App die hier beschrieben ist, ist von WhatsApp für kleiner Unternehmen bin 5 Mitarbeiter entwickelt worden und ist nicht 100% DSGVO Konform. Größere Unternehmen sollten auf die sichere und skalierbare Variante der WhatsApp Business API setzen. Diese ist natürlich nicht mehr kostenlos und nur über offizielle WhatsApp Solution Provider.

  4. …Technische Grundlage für alles: ihr braucht für euer Unternehmen eine Handynummer….

    Die Anmeldung geht seit eh und jeh auch mit einer Festnetznummer… Verifizierungscode kommt per Anruf…

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