Workplace by Facebook – die Kollaborationslösung für Unternehmen im Überblick

Im Oktober 2016 wurde Workplace by Facebook (ehemals Facebook at Work) – die Kollaborationslösung von Facebook offiziell vorgestellt:

Workplace by Facebook verlässt die Testphase und ist ab sofort weltweit für alle Unternehmen verfügbar. Mitarbeiter von Unternehmen jeder Größe können mit Workplace künftig besser zusammenarbeiten, ihre Unternehmenskultur stärken und intern schnell, sicher und mobil kommunizieren: http://workplace.fb.com/

Wer noch nie etwas davon gehört hat: „Workplace by Work“ ist die Lösung von Facebook für Unternehmen. Am einfachsten könnt ihr es euch vorstellen, wie ein Firmeneigenes Facebook, über welches ihr mit euren Kollegen kommuniziert und Informationen zu Projekten austauscht. Ein Social Intranet. 

Dabei ist Facebook lange nicht der erste Anbieter am Markt. Es gibt große Unternehmen wie IBM Connect, die passende Tools anbieten. Dabei geht es immer darum, den Mitarbeitern im eigenen Unternehmen die Möglichkeit zu geben, einfach zu kommunizieren, egal ob am Desktop-PC oder am Smartphone. Es geht auch darum, diese Kommunikation sozialer zu gestalten und den Austausch über verschieden Abteilungen zu erleichtern, um am Ende des Tages auch Innovationen im eigenen Unternehmen zu fördern. Der Weg geht weg von der starren Kommunikation per Mail mit ihrem CC-Wahnsinn, der jegliche Relevanz im Posteingang tötet, hin zum Kollaboration Arbeiten in Gruppen mit einfachem Wissensaustausch. Ein kleines Glied in der Kette der Digitalen Transformation, um auch dieses „Buzzword“ zu nennen.

Workplace by Facebook – die Kollaborationslösung

Aber zurück zum Thema: Mit Workplace by Facebook tritt Facebook in den B2B Markt ein. Dabei muss man verstehen, dass Facebook at Work durchaus Unterschiede zum normalen Facebook hat und gleichzeitig große Vorteile gegenüber der Konkurrenz.

Ein paar Aspekte greifen wir an dieser Stelle auf:

Größter Vorteil: Facebook at Work ist Facebook und braucht kein Erklärungsbedarf

Sehr verallgemeinert ist Workplace by Facebook eben wirklich ein unternehmensinternes Facebook. Mit allen Funktionen, die man bei Facebook so kennt. Angefangen beim komplett eigenen Newsfeed, dem Chat, den Gruppen oder auch dem eigenen Profil.

Und genau hier liegt vermutlich der Vorteil gegenüber anderen Kollaborationslösungen wie der von IBM. Wenn die Mitarbeiter Facebook benutzten, was ja nicht so unwahrscheinlich ist, dann muss man niemandem die einzelnen Funktionen erklären – denn jeder kennt diese bereits. Man muss lediglich die Unterschiede zu Facebook erklären und klar machen, wofür Workplace by Facebook genutzt wird und wofür nicht.

Eigene Profile: keine Verknüpfung mit dem privaten Facebook Account

Man kann privat und beruflich sehr gut trennen. Für Workplace by Facebook erstellt man sich als Mitarbeiter einen eigenen Account und dieser ist komplett von Facebook getrennt. Es gibt nur eine Option das Profilbild vom „normalen“ Facebook zu übernehmen, alles andere ist komplett getrennt.

Selbst wenn man gerne möchte gibt es keine Option das private Facebook Profil mit dem Workplace Profil zu verknüpfen. Es gibt keinen gemeinsamen Newsfeed und keinen gemeinsamen Messenger, alles ist komplett getrennt.

Eine eigene mobile Facebook Work und Messenger App

Auch hier sieht man die klare Trennung von dem privaten Account. Für Workplace by Facebook gibt es zwei komplett eigene Apps. Diese sind schon lange im App Store verfügbar und können genutzt werden, sobald man Facebook at Work Mitglied ist.

Gerade der Work Messenger ist praktisch, denn er erlaubt Gruppenchats, Anrufe oder auch Videoanrufe.

Die Daten gehören dem eigenen Unternehmen und lassen sich exportieren

„Facebook at Work allows companies to export and capture all their Facebook at Work data via an administrative API.“ – das heißt zum einen lassen sich über die externe API eigene Dienste an Workplace by Work anbinden und zum anderen lassen sich alle Daten auch wieder exportieren. Zum Beispiel auch als Backup.

Keine Freunde, sondern Kollegen

In Workplace by Facebook gibt es keine Freunde, man muss niemanden explizit hinzufügen. Die Kollegen sind alle verfügbar und die Profile abrufbar. Die Zusammenarbeit erfolgt in Gruppen. Wenn man möchte, kann man einzelne Personen innerhalb von Workplace abonnieren. Dies ist aber eigentlich nur nötig, wenn das eigene Unternehmen sehr groß ist. In vielen KMUs braucht man es eigentlich nicht.

Umfangreiche Mitgliederverwaltung

Die Accounts im eigenen Unternehmen können selbstverständlich verwaltet werden und nicht jeder kann sich einfach so registrieren. Einzelne Nutzer müssen vom Unternehmen angelegt und dann eingeladen werden. Diese Funktion kann entweder händisch je Mitarbeiter oder bei mehreren Mitarbeitern über ein Upload oder die API durchgeführt werden. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann der Account deaktiviert werden. Die Beiträge des Mitarbeiters bleiben laut Hilfe weiter erhalten.

Einzelnen Mitarbeitern kann hier auch ein „Manager“ zugeordnet werden, so lässt sich auch die Struktur im eigenen Unternehmen recht gut abbilden. Der Manager hat allerdings keine besonderen Rechte gegenüber einem Mitarbeiter in Workplace. Workplace wird Personen unter einem Manager nur automatisch zu den passenden Gruppen hinzufügen.

Statistiken über die Nutzung

Für die Chefs liefert Facebook Statistiken darüber, wie viele Konten beansprucht wurden, wie viele mobile Nutzer es gibt, wie aktiv Gruppen sind, wie viele Inhalte geteilt werden und natürlich auch Nachrichtenstatistiken. Für uns kritischen Deutschen: Allerdings alles auf einem allgemeinen Level und nicht auf einzelne Mitarbeiter zurück verfolgbar. Als Chef oder als Workplace-Verantwortlicher sieht man so relativ schnell wie gut Workplace angenommen wird und was so passiert.

Eigene Facebook „company.facebook.com“ Domain

Wenn man alles vom privaten Account trennt braucht man natürlich auch einen gesonderten Zugang. Diesen gibt es über die eigene Domain:

If your company is using Facebook at Work, you can set up your account by clicking the link in the email you’ve received or by visiting [YourCompanyName].facebook.com (ex: company.facebook.com) from your computer.

Als Beispiel ist das Unternehmen Oxfam ist unter dieser URL erreichbar: oxfam.facebook.com – aber natürlich nur für die Oxfam Mitarbeiter:

Facebook at Work ist nicht kostenlos

Wer das System nutzen will, muss auch dafür zahlen. 3$ kostet die professionelle Version von Facebook pro Monat pro Nutzer. Ab 1.000 Nutzer dann 2$ und ab 10.000 Nutzern nur noch 1$. Dafür ist Facebook at Work natürlich auch komplett werbefrei und hat keine Einschränkungen im Speicherplatz oder den Gruppen.

Die Kernfeatures von Workplace by Facebook

Eingangs hatten wir schon beschrieben, dass Workplace by Facebook dem normalen ziemlich ähnlich ist. Auf der Workplace by Work Seite selbst werden die Funktionen nur grob beschrieben, in der Hilfe kann man sich dann aber in die Details einlesen. Die Hauptfunktionen die man als Nutzer wahrnimmt:

Facebook Gruppen

Gruppen sind das zentrale Feature von Workplace by Facebook. Das merkt man schon an der mobilen App, dort steht nicht wie beim privaten Facebook der Publisher im Fokus, sondern man sieht als erstes, was in den verschiedenen Gruppen passiert ist.

Innerhalb von der Gruppen können sich Teams zu einzelnen Themen oder Projekten austauschen. Dabei können beliebig viele Gruppen erstellt werden, so bleibt Workplace by Facebook für die Mitglieder auch wirklich relevant.

In den Beispielen von Facebook gibt es neben den Gruppen für Teams auch allgemeine Gruppen für alle, die an einem Standort arbeiten, oder an einen IT-Helpdesk oder auch für Firmenweite Ankündigungen (siehe Beitragsbild).

Dabei gibt es drei unterschiedliche Arten von Gruppen:

• Offene Gruppen – jeder im Unternehmen kann beitreten, jeder kann andere Mitarbeiter hinzufügen und alles ist für alle sichtbar.
• Geschlossene Gruppen – Gruppenmitglieder müssen erst vom Administrator der Gruppe freigeschaltet werden. Andere Mitarbeiter können vorher sehen, wer in der Gruppe ist, aber können die Inhalt in der Gruppe nicht sehen.
• Geheime Gruppen – Hier ist nicht mal die Gruppe vorher sichtbar.

Im Detail schlüsselt es sich so auf:

Gruppen müssen dabei nicht von einem Administrator erstellt werden, jeder Mitarbeiter kann Gruppen erstellen und seine Kollegen dazu einladen. Die Optionen sind denen von Facebook recht ähnlich:

Als Administrator von Workplace kann man allerdings sehen, was für Gruppen erstellt wurden und wie diese genutzt werden:

Kommunikation im Chat, via Telefon oder Videocall

Natürlich spielt in Workplace by Facebook Kommunikation eine große Rolle. Wie öfters beschrieben ist Workplace by Facebook auch hier komplett getrennt vom normalen Facebook. In Workplace by Facebook hat jeder Nutzer seine eigenen Chats, die man in der eigenen Messenger App führt.

Ein Ziel ist es natürlich, die Flut an E-Mails zu verringern. Das dies über direkte Chats oder Themen-Chats sehr gut funktioniert, haben ja schon andere Dienste wie Slack bewiesen.

Die Kommunikationsfunktionen sind ansonsten die gleichen wie auf Facebook. Der normale Chat kann mit Dateien umgehen, Videoanrufe, Telefonate, Sticker oder auch GIFs.

Facebook Newsfeed

Natürlich hat auch in Workplace by Facebook jeder seinen eigenen Newsfeed. Auch hier gibt es den Newsfeed Algorithmus der die Beitrag nach Relevanz sortiert:

We rank stories based on how relevant we believe they are to you. The stories that are shown in your News Feed are determined by several factors including the groups you’re a member of, the people you follow, and your previous activity on Facebook at Work, such as the stories you’ve liked and commented on in the past.

Im Newsfeed erfährt man als Mitarbeiter, was im Unternehmen gerade passiert, kann allgemeine Ankündigungen lesen oder eben viel wichtiger: sehen was in den eigenen Gruppen passiert und sich so über den Status zu einem Projekt / Thema informieren. Der Newsfeed ist aber nicht wie ein Posteingang, in dem man jeden Inhalt abarbeitet, er gibt eben doch nur den groben Überblick.

Wie auch im normalen Facebook kann man als Nutzer seinen Newsfeed personalisieren:

Suche in Facebook at Work

Sehr schön ist auch die Suche in Workplace by Facebook, die für folgende Fälle genutzt werden kann:

• Coworkers, posts, groups and events from the search bar at the top of every page on Facebook at Work
• Messages and coworkers from your messages page
• Posts and topics in a group

Die Volltextsuche lässt sich auch nach diesen Kategorien filtern. So findet man das eine Detail vom Projekt von vor 2 Jahren dann eventuell deutlich schneller, als wenn man seine Mails durchsucht, oder den Unternehmensserver.

Eigene Events

Auch die Facebook Events finden sich in der Workplace Version wieder. Man kann normale Meetings oder auch kleine Firmenevents organisieren. Innerhalb eines Events kann man sehen, wer zugesagt hat, wo das Event stattfindet und sich natürlich über Posts zum Event austauschen.

Die Events werden aktuell noch nicht mit Outlook synchronisiert. Ob man jetzt hier wirklich alles organisieren würde, stellen wir aktuell noch etwas in Frage.

Workplace by Facebook im eigenen Unternehmen nutzen

Einfach registrieren könnt ihr euch leider auch nach dem Launch von Workplace nicht. Bisher habt ihr nur die Option, euch auf der Webseite zu registrieren:

Einer der wichtigsten Punkte bei Workplace wird aber nicht sein, schnell einen Zugang einzurichten. Dies funktioniert bestimmt mit ein paar einfachen Klicks. Es wird viel wichtiger sein, die eigenen Mitarbeiter von dieser Lösung zu überzeugen. Einen Schritt weg von der E-Mail zu machen ist da schon eine große Umstellung für viele, die nicht nur auf positive Stimmen stoßen wird, man hat es ja schließlich schon immer so gemacht. Da ist Deutschland nicht gerade das modernste Land und man muss einigen bestimmt die Angst davor nehmen, weil Facebook ja schließlich per Definition „böse“ und eine „Datenkrake“ ist. Es dann auch noch beruflich zu nutzen, wäre ja fast ein Skandal.

Unternehmen die Facebook at Work bereits einsetzen

Man will ja nicht der Erste sein, der so etwas nutzt und gegenüber den Chefs sind ein paar Referenzen auch nicht schlecht. Bis zum Launch gibt es Facebook at Work nur für eingeladene Beta-Mitglieder, aber auch diese sind schon sehr namhaft. Mit Facebook at Work arbeiten unter anderem diese Unternehmen:  Telenor, Canadian Tire, IJM Corp, Mobilink, Club Med, Royal Bank of Scotland, Heineken, Century 21, Kenshoo, Hootsuite und Weber Shandwick. In der Beta-Phase sind wohl noch 450 weitere Firmen involviert.

Weitere Informationen

Das hier war nur eine kleiner Auszug der Funktionen von Facebook at Work. Auf der Webseite von Facebook findet ihr noch mehr Informationen:

https://workplace.fb.com

Viele Details zu den einzelnen Funktionen sind in der Hilfe verfügbar:

https://www.facebook.com/help/work

Zur Sicherheit von Facebook at Work hilft das Trust Center:

https://work.fb.com/trust/

Dort und in der Hilfe finden sich dann auch noch Features wie Single-Sign-On, Verschlüsslung und vieles mehr. Wir haben uns an der Stelle noch gefragt ob es Facebook at Work auch als Version für den eigenen Server gibt oder mit Europäischen Server-Standort gibt konnten aber darüber aktuell noch nichts finden. Gerade hier in Deutschland mit dem strengen Datenschutzbeauftragten im Nacken, sind das leider noch sehr berechtigte Fragen.

Fazit

Wir glauben nicht, dass Facebook at Work die sprichwörtliche Eierlegendewollmilchsau ist, aber es hat viele Vorteile gegenüber anderen Lösungen. Einer der größten ist eben, dass man als Mitarbeiter direkt damit starten kann und nicht lange braucht um sich daran zu gewöhnen.

Vielleicht lösen andere Anbieter von Kollaborationslösungen einzelne Details besser. Themendiskussionen sehen zum Beispiel auf den ersten Blick bei Slack besser aus, die Events sind doch besser bei Outlook aufgehoben und alle E-Mails wird Facebook at Work nicht ersetzen können. Aber vielleicht bietet Facebook hier das beste Gesamtpaket mit einer soliden Kollaborationslösung die man schnell einsetzen kann. Mit guten und funktionierenden Mobile Apps zu einem sehr soliden Preis von 3$ pro Nutzer / Monat, die anderen Tools kosten da schnell mehr.