Facebook Business Manager: Rollen, Zugriffsrechte und die neue Rechteverwaltung im Überblick

Der Facebook Business Manager („BM“) ist für alle gut, die mit mehreren Personen an ihrem Social Media Marketing arbeiten und dazu noch verschiedene Facebook Seiten, Instagram Business Accounts, Facebook Pixel, Werbekonten oder andere Ressourcen verwalten müssen.

Je mehr Ressourcen und Personen mitarbeiten, desto komplexer wird die Verwaltung. Ohne Business Manager war die Verwaltung bei vielen Ressourcen kaum im Blick zu halten, inzwischen geht dies aber ganz gut.

Wir wollen euch hier einmal zeigen, welche Rollen es gibt und wer auf was Zugriff hat. Das Ganze zum einen für den Business Manager an sich, für die darin enthaltenen Seiten, die verbundenen Werbeaccounts, sowie für die Finanzrollen im Business Manager.

Update in 2019 – von Rollen zu Aufgaben

Anfang 2019 hat Facebook bekannt gegeben, dass es im Business Manager zu einer großen Umstellung der Berechtigungen kommt. Im März hat der RollOut begonnen, wir zeigen euch weiter unten im Beitrag die Details.

Private Accounts als Grundlage und so wenig Rechte wie möglich

Bevor wir auf die Rollen eingehen muss man verstehen, dass die Grundlage für die Arbeit im Facebook Business Manager ein privater Facebook Account ist. Ohne diesen privaten Account geht nichts. Damit da nichts schief geht, gelten ein paar alt bekannte Regeln:

  • Von der Klarnamenpflicht auf Facebook kann man halten was man will, aber wer beruflich auf Facebook unterwegs ist, für den ist ein echter Name Pflicht. Alles andere ist fahrlässig.
  • Keine geteilten Accounts. Jede Person die mithilft braucht seinen eigenen Account. Alles andere, wie zum Beispiel ein Account den alle nutzen, verstößt gegen die Facebook Regeln. Regelverstoß kann in Sperrung resultieren.

Über die beiden oben genannten Punkte braucht man auch nicht diskutieren, wer mit Facebook arbeitet muss sich auch an die Regeln von Facebook halten. Wer dies nicht tut, muss mit den Konsequenzen leben. Wir sind da auch keine Fans von diesem Vorgehen, aber wir sehen die Auswirkungen und die verzweifelten Nutzer fast täglich in unserer Inbox.

Ein Business Manager und die einzelnen Ressourcen sind nur so sicher, wie die einzelnen Accounts dahinter. Deshalb gilt immer – so wenig Rechte wie nötig vergeben und die Vergabe regelmäßig kontrollieren. Es sollte immer mindestens zwei Admins geben und beide sollten diese Tipps hier beachten.

Zwei Level: Rechte im Business Manager

Wenn wir über die Rechte im Business Manager sprechen, müssen wir zwei Level unterscheiden:

Es gibt zum einen Zugriffsrechte auf den Business Manager (Level 1) an sich und zum anderen auf die einzelnen Ressourcen (Level 2) im BM. Im ersten Level definiert ihr wer was im Business Manager tun kann, also wer neue Nutzer anlegen kann und zum Beispiel auch die Rechte der einzelnen Seiten im Business Manager verwaltet. Im zweiten Level gibt es dann die genauen Rechte für Seiten. Hier definiert ihr dann zum Beispiel, ob derjenige Administrator oder nur Redakteur einer Seite ist.

Die beiden Level sind geteilt, das heißt man muss kein Business Manager Admin sein, um auch Admin einer Seite zu sein.

Level 1 – Rechte im Business Manager

Hier gibt es grundsätzlich zwei unterschiede Rollen. Den Business Admin und den Business Employee. Einen guten Überblick liefert diese Grafik:

Der Business Admin kann alles. Deshalb ist es hier umso wichtiger, dass die Admins ihre Accounts absichern. Double-Sign-In via Smartphone ist unserer Meinung nach Pflicht. Ihr solltet mindestens zwei Admins definieren, allerdings auch strikt darauf achten, dass es möglichst wenige und möglichst erfahrene Personen sind.

Der Admin kann allen alle Regeln zuordnen und auch wieder wegnehmen. Er kann auch neue Personen hinzufügen oder entfernen.

Diese zentrale Verwaltung von Personen ist übrigens auch ein Vorteil des Business Managers, wenn ein neuer Mitarbeiter in die Firma eintritt oder aus der Firma austritt, dies könnt ihr hier alles zentral tun.

Level 2 – Aufgabenbasierte Berechtigungen (Neu)

Anfang 2019 hat Facebook angekündigt, die Rollen durch Aufgaben zu ersetzen und im März 2019 mit dem Rollout gestartet.

Permissions are moving from a role-based system to a task-based system. With the new task-based system, you can see the specific activities you’re enabling for each person. Task-based permissions allow you to assign permissions quickly and clearly, better safeguarding your Facebook information. It’s recommended you grant a user permission only to the action they need to take.

When you add people to your Business Manager, you’ll still assign them Admin- or Employee-level business account access – this hasn’t changed. For assets, instead of assigning a role for each asset you share with them, assign specific tasks you want them to be able to perform.

Das heißt die zwei Level bleiben weiterhin bestehen, aber wenn ihr bisher noch spezifische Rollen wie „Moderator“ verteilt habt, werdet ihr nun die Berechtigungen genauer verteilen können/müssen.

Am Beispiel einer Facebook Seite könnt ihr zukünftig jede dieser Berechtigung einzeln vergeben:

  • Beiträge veröffentlichen
  • Kommentare moderieren
  • Anzeigen erstellen / verwalten
  • Analysen einsehen
  • Einstellungen bearbeiten

Die einzelnen Berechtigungen hängen dabei zusammen, das heißt ihr könnt nicht wild durchmischen. Am Ende verhaltenen sich die Rechte ähnlich wie früher bei den Rollen (siehe unten). Wenn jemand Anzeigen einstellen kann (früher „Page Advertiser“), kann er automatisch auch die Analysen einsehen. Als Admin hat man automatisch alle Rechte.

Was passiert mit den vorhandenen Rollen? 

Diese werden automatisch in die passenden Berechtigungen umgewandelt. Das heißt es ändert sich erstmal für die einzelnen Personen nichts, jeder hat die gleichen Rechte wie zuvor.

Once this feature is rolled out to your Business Manager, existing role-based permissions will automatically be updated to task-based permissions based on a user’s previous role.

For example, if you have assigned your assistant the moderator role on your Page in Business Manager, your assistant’s new task-based permissions will be moderate comments, create ads and view page performance.

Wie sieht das im Detail aus?

Wenn ihr euren Business Manager öffnet und in den Einstellungen ein Profil aufruft, seht ihr eine neue Darstellung. Die einzelnen Pages/Ad Accounts/Apss sind wie bisher aufgeteilt.

Wenn ihr dann auf die Details geht könnt ihr die Berechtigungen verteilen:

Beim Ad Account sieht es genauso aus.

An sich also kein großes Ding. Es gibt aber für die Zukunft deutlich mehr Optionen und macht es auch viel flexibler für Facebook, weil nicht immer neue Rollen definiert werden müssen.

Für euch aufbereitet, das alte System:

Level 2 – Facebook Seiten und Werbekonten (Rollenbasiert / Alt) 

Bis zum März 2019 gab es ein rollenbasiertes System, welches jetzt nicht mehr existiert. Es gab folgende Rollen:

Gleiches gilt auch für euer Anzeigenkonto auf Facebook. Auch hier gab es den Admin, Advertiser und Analyst mit diesen Rechten:

Alle diese Rollen sind nicht mehr verfügbar. Sollte euch aber eigentlich nicht stören, da ihr die einzelnen Rechte jetzt genauer anpassen können.

„Financial Roles“ – Rollen für die Buchhaltung

Neben den Zugriffen für die einzelnen Ressourcen und den BM macht euch Facebook auch die Abrechnung inzwischen einfacher. Für alles finanzielle bietet der BM zwei unterschiedliche Rollen an. Den Finance Editor und den Finance Analyst:

Wie ihr seht, kann der Finance Editor alles einsehen und bearbeiten, der Analyst aber nur einsehen. Um die Rechnungen euer Anzeigenaccounts zu verwalten und zu überprüfen genügt der Analyst.

Wo setze ich die Zugriffsrechte um?

Dazu habt ihr verschiedene Optionen. Die Optionen für den Business Manager an sich (Level 1) sowie die Financial Roles findet ihr in den Einstellungen des Business Managers:

Hier könnt ihr dann auch einen Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, entfernen und er hat automatisch auf keine Ressourcen mehr Zugriff.

Beim zweiten Level und den einzelnen Ressourcen gibt es dann unterschiedliche Wege. Zum einen könnt ihr beim Mitarbeiter selbst die einzelnen Elemente zuordnen:

Oder ihr schaut euch die entsprechende Facebook Seite oder den Anzeigenaccount an und ordnet da die entsprechende Person und die Rollen zu. Das geht alles recht fix und benötigt wenig Aufwand.

Tipp: Projekte im Business Manager definieren

Je größer der eigene Account und je mehr Ressourcen ihr verwaltet, umso komplizierter wird es. Gerade in einer Agentur kommen sehr schnell viele verschiedene Seiten und Werbekonten zusammen. Da macht es der Business Manager zwar viel viel einfacher als früher, aber auch er kann unübersichtlich werden. Nehmen wir mal an, ihr habt viele verschiedene Locations, oder viele Länderseiten, oder oder …

Ihr könnt im BM aber Projekte definieren, diesen Ressourcen zuordnen und dann Personen dem Projekt zuordnen, anstatt den einzelnen Elementen. Wenn ihr zum Beispiel einen Kunde habt, der 15 Facebook Seiten hat und dazu noch einzelne Werbeaccounts, müsst ihr dann eurem Mitarbeiter nicht 30 einzelne Ressourcen zuordnen, sondern nur dem Projekt. Ziemlich praktisch. Die Verwaltung und Optionen findet ihr hier:

Fazit – ziemlich cool …

Ziemlich cool was Facebook da in den letzten Jahren gebaut hat! Und in den nächsten Monaten und Jahren wird da bestimmt auch noch einiges dazu kommen. Die Verwaltung von Seiten und Werbeaccounts ist viel viel angenehmer geworden und es gibt keine wirklichen Gründe, die gegen die Nutzung des Business Managers sprechen.

Was uns noch fehlt? Instagram und die dazu passende Umsetzung von Rollen auf Instagram. Das fehlt uns definitiv noch im Business Manager, denn hier gibt es unserer Meinung nach aktuell noch Bedarf zur Nachbesserung. Es ist nicht wirklich zufriedenstellend mit geteilten Zugangsdaten auf einem Instagram Business Profil zu arbeiten, aber wir sind uns sicher, dass auch das noch ausgebessert wird.

Philipp Rothhttp://www.allfacebook.de
Philipp ist Gründer von allfacebook.de und beschäftigt sich seit langem auch beruflich mit Facebook, organisiert Workshops, hält Vorträge und gibt konzeptionellen Input. Er realisiert viele der heute sehr erfolgreichen Auftritte und Applikationen auf Facebook und setzt seinen Fokus auf die Strategie von Unternehmen im Social Web. - Philipproth.com - Über AllFacebook.de

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37 Kommentare

  1. Danke für den Beitrag. Bringt deutlich mehr Licht ins Dunkel. Dennoch habe ich ein Problem, das sich auch damit nicht lösen lässt. Nach einer kurzen Facebook-Pause (Ich war mit meinem privaten Account 7 Tage lang komplett abgemeldet), schaffe ich es partout nicht mehr mit eben diesem Account auch Eigentümer meiner eigenen Facebook-Fanpage zu werden.
    https://www.facebook.com/medienvirus.de

    An der Stelle wo ich einen Eigentümer hinzufügen können müsste, taucht erst gar kein Feld dafür auf. Mit dem Business-Manager habe ich Zugriff auf die Seite, stehe auch als Admin drin. Derzeit ist die Seite ihr eigener Eigentümer.

    Was kann man da tun? Facebook reagiert nicht. Auch im Forum gibt es nur sporadische Antworten und überall sonst dreht man sich im Kreis.

    • Dann hast du beim Setup etwas falsch gemacht, oder? Weil ein Besitzer hat eine Facebook Seite ja immer. Den kann man dann aber nicht mehr nach belieben hin und her wechseln. Details findest du in diesem Grundlagenartikel: https://allfacebook.de/fbmarketing/facebook-business-manager – wenn du das private Profil hinter einer Facebook Seite gelöscht hast dann solltest du Facebook über den Business Manager kontaktieren oder versuchen die Seite zu claimen. Das hat ja aber nix mit dem Business Manager an sich zu tun.

  2. Hi Philipp, vielen Dank für den hilfreichen Beitrag. Ich habe einige Ideen mitgenommen. Z.B. das Double Sign In zur besseren Absicherung. Aber… ich finde das nicht. Habe alle Einstellungsoptionen durchgesucht, aber ich bin einfach nicht fündig geworden. Kannst du mir hier weiterhelfen? Danke und viele Grüße

    • Hi Katharina, entweder selbst im Account einstellen dann findest du es im privaten Facebook Account in den Optionen. Oder im Business Manager in den Einstellungen unter Business-Info: „Two-Factor Authentication – Require a login code to access Business Manager from unknown browsers … „. Grüße

  3. Super Artikel.
    Gerade wir als Agentur haben aber noch nicht die richtige Lösung gefunden. Denn einmal den Business Manager installiert, verlieren ja alle anderen privaten Accounts den Zugriff.
    Kann man das wieder rückgängig machen?
    Wir verwalten 20 Seiten und dennoch will der Kunde auch selbst reinschauen… wenn wir den BizManager einrichten, verliert dieser den Zugriff

    Danke ! Weiter soo… Ihr seid mit Abstand die beste Social Seite Deutschlands!

    • Hallo Max, sollte kein Problem sein wenn du den BM nicht(!) zum Besitzer der Seite machst. Du kannst einfach über den BM Zugriff anfordern, dann kannst du die Rollen in der Agentur einfach über den BM verteilen und der Kunde arbeitet ganz entspannt mit seinen privaten Zugangsdaten weiter. Grüße

    • Verstehe ich das richtig: wenn ich den BM nicht zum Besitzer der Seite XY mache sondern diese Seite weiterhin im Besitz von meinem Privatprofil ist müssen die anderen Redakteure/Moderatoren nicht auf den BM umsteigen und können die Seite weiterhin über ihr Privatprofil betreuen während ich dafür den BM verwenden kann?

  4. Bislang fand ich den Business Manager auch eine echt gute Sache. Vor allem da wir mit mehreren Leuten die Accounts betreuen.
    Blöd nur, wenn das Teil irgendwann der Meinung ist, dass es einen entfernt und nicht wieder reinlässt. Das Problem habe ich nämlich derzeit. Ich wollte mich anmelden, sehe in den allgemeinen Seiteneinstellungen auch, dass ich als Seiten-Admin eingetragen bin, aber ich habe keinerlei Zugriff auf das Werbekonto oder den Business-Manager. Statt meines Namens wird nur eine Kontonummer angezeigt, welche aber im BM selbst nicht mehr entfernt werden kann. Alle Versuche mich zu entfernen und neu hinzuzufügen sind bislang erfolglos geblieben. Von Facebook kommt natürlich keine Reaktion.
    Sollte es dazu bereits Erfahrungswerte geben, wäre ich interessiert. Eine Arbeit am Konto ist so für mich ja nicht mehr möglich.

  5. Ich habe aus dem Businessmanager beide Admins entfernt, mich und meinen Kollegen weil wir für das Marketing zuständig waren
    Ohne darauf zu achten dass ich jetzt die Seite nicht mehr den Firmeninhaber übergeben kann.

    Jetzt gibt es keinen Admin und niemand kann darauf zugreifen.
    Was kann ich tun?

  6. Hallo Philipp,
    Eure Artikel sind immer wieder hilfreich. Ist es eigentlich möglich Personen dem BM hinzuzufügen, ohne dass diese ein privates Profil bei Facebook haben? Und entstehen einem Nutzer, der mit seinem privaten Profil im Business Manager angemeldet ist Nachteile? Wir haben viele bei uns in der FIrma, die ungerne ihr privates Profil mit unserem BM verbinden wollen.

    Beste Grüße :)

    • Hi Laurenz, ohne privaten Account geht (fast) nichts. Es entstehen keine Nachteile, der Endnutzer/Kunde sieht es nirgendwo, es ist mit dem BM sehr sehr gut getrennt, man kann da auch eine andere Mailadresse hinterlegen, … aber man muss eben Facebook schon nutzen. NoGo sind auch Fake-Accounts mit falschem Namen oder Accounts die man sich teilt. Philipp

  7. Ich hab ein Problem mit dem Buisness Manager. Ich hab meine Page hinzugefügt und mir alle möglichen Rechte gegeben. Nun will ich eine Ad erstellen mit dem neuem Pixel vom Buinsess Manager. Nur leider taucht er einfach im Ads Manager nicht auf. Dort steht nur mein alter privater Pixel.

    Lg

  8. Ich muss den Eigentürmer der Seite ändern. Wenn ich auf Bereich wechseln klicke, gibt es mir dennoch keine Möglichkeit. gibt es hier eine Möglichkeit?

  9. Hallo Philipp,
    vielen Dank für Deinen wirklich erhellenden Beitrag. Bin seit Kurzem in unserer Firma mit für unsere Facebook Präsenz zuständig und habe gerade erst feststellen müssen, dass die Firmenseite über die Verknüpfung mit dem Privat-Account einer unserer Mitarbeiterinnen läuft. Ist es möglich diese Verbindung wieder zu lösen und ihn an den Account unseres CEO zu „hängen“ und dann mittels BM den CEO, die Kollegin und weitere Personen Zugriff zur Bearbeitung zu geben?
    Irgendwie komme ich mit der Lösung dieses Problems nicht richtig weiter …. habe noch viel Facebook-Lernstoff vor mir.

    • Am einfachsten ist es wenn ihr erst den BM erstellt, dann dem Chef dort einen Account, diesen zum Admin macht und damit dann alle anderen Accounts ändert. Achtet darauf, dass es immer mindestens 2 Admins gibt. (Falls mal mit einem Account etwas nicht stimmt)

  10. Hallo! Danke für den interessanten Artikel. Habe jedoch eine Frage, zu der ich bislang noch keine richtige Antwort gefunden habe: kann man denn auch ohne ein Unternehmen zu besitzen den Business Manager installieren? Ich bin Studentin und mich haben zwei unterschiedliche Unternehmen gefragt, ob ich ihnen die Facebook Werbung machen kann – wäre doch praktisch, das mit dem Business Manager zu machen – oder? Dafür müsste ich aber ein Unternehmen sein – gibts da einen Ausweg?

  11. Hallo Philipp – super Seite! Gute Hilfe durch den Facebook Dschungel! Danke!
    Ich möchte gerne eine FB Unternehmensseite für eine Stiftung anlegen. Jedoch wird es wahrscheinlich so aus, dass von Zeit zu Zeit der Content Manager wechselt. Wenn ich zunächst über meinen Account die Seite anlege, ohne privaten Account läuft ja nichts, wer haftet denn für die Inhalte? Diese Frage beschäftigt mich auch generell. Haftet immer das Unternehmen selbst? Also die Person, die im Impressum steht? Ich habe viel gegoogelt, aber bzgl. der Haftung in Bezug auf die damit verbundenen Accounts und auch generelle Haftung nichts gefunden. Kannst du mir da weiterhelfen?

    • Hi Eva, wir machen hier keine Rechtsauskunft. Sofern das Impressum korrekt ist haftet eigentlich das Unternehmen, wenn das nicht korrekt ist oder die Seite ein Fake ist wird natürlich der Nutzer dahinter belangt.

      An sich ist es kein Problem wenn da Personen wechseln. Dafür ist der Business Manager ja gedacht. Irgendjemand muss immer Admin sein, die Person kann den BM auch anlegen. Aber auch diese Person kann wechseln. Nur Fake-Accounts zur Verwaltung sind ein absolutes NoGo. https://allfacebook.de/fbmarketing/fake-accounts-sperrung

  12. Hallo Community

    Das Facebook Account von meinem Schwester, will ich dazu nutzen, um darüber Werbung zuschalten. Das Werbekonto will ich getrennt von Ihrem Privates Profil benutzen.
    Allerdings möchte ich keinen Zugriff auf Posting, private Nachricht oder sonstige Aktivitäten haben. Ich habe vieles ausprobiert und an vielen Funktionen herumgeklickt,
    bin aber nicht zum einem Ergebnis gekommen. Könntet ihr mir einen Tipp zukommen lassen, welche Einstellungen ich vornehmen sollte ?

    Liebe Grüße

    Sebastian

    • Du könntest einfach über deinen Account Werbung schalten? Das wär das richtige vorgehen und auch nicht so kompliziert. Du kannst dich dafür einfach als Werbetreibender im Account eintragen lassen …

  13. Hallo! Ich bin Admin einer Facebook-Page (Unternehmen). Die Page ist einem bestehenden Business Manager Account zugeordnet. Leider hat der Business-Admin das Unternehmen verlassen, ohne mir den Zugriff zum BM zu ermöglichen. Ich kann die Page natürlich keinen neuen BM zuordnen. Was kann ich tun, um die meine Facebook-Seite im BM zu betreiben? Danke im Voraus, Chris

  14. Hallo,
    ich habe die Facebook Page für eine Sport Schule erstellt und möchte diese gerne dem Besitzer zuordnen. Wir bleiben weiterhin Admins. Ich finde nichts wie ich den Eigentümer ändern könnte. Diesen Fall gibt es doch bestimmt öfter, dass Leute eine Page für Andere erstellen und diese dann dem Besitzer zuordnen?

    • Wenn du im anderen Business Manager eine Seite hinzufügst kannst du dabei auswählen ob du diese zu dir übertragen willst oder nur darauf zugreifen willst. Das musst du einfach da auswählen.

      Wenn ihr keinen Business Manager nutzt gibt es keine „Besitzer“, nur Admins. Diese könnt ihr ja frei wählen.

  15. Hallo Philipp,

    sehr guter und informativer Artikel. Auf folgende Frage habe ich aber noch keine Antwort finden können: Wenn an einer Facebook-Seite mehrere Redakteure arbeiten, kann ich dann sehen, welcher Redakteur wann was veröffentlicht hat oder bleibt das unbekannt?

    • Wenn du über den Business Manager arbeitest und jeder sein eigenen Account hat dann siehst du was gemacht wird.*
      (Bei Postings und in der Inbox, nicht unbedingt bei Kommentaren)

  16. Danke für die Informationen. Für uns herrschen noch einige Unklarkeiten – bei manchen Businesssseiten, haben wir im Infofeld „Rollen für diese Seite“ bei den bestehenden Seitenrollen noch immer den „Agenturenzugriff“ (Info auf der Businesseite) und bei manchen nicht, obwohl wir im Business Manager die gleichen Rechte angezeigt bekommen.
    Kann hier jemand weiterhelfen? Danke vielmals

  17. Hallo, danke für den aufschlussreichen Post. Dennoch habe ich ein Problem, das ich einfach nicht gelöst bekomme. Ich hab ein privates Werbekonto im BM (das ich nicht nutze) und ein geschäftliches. Das geschäftliche konto kann ich über meinen Seitenmanager auf dem Smartphone und auf die Seiten über meine normale Facebookapp nicht mehr zugreifen, seitdem das private Konto eingerichtet ist. Könnt ihr mir helfen?

    • Du könntest das private Konto mal entfernen, dann deine Rechte am anderen Konto nochmal überprüfen und ggf. einmal die Apps neu starten …

      … wenn es am Desktop funktioniert mit dem Zugriffen funktioniert es eigentlich auch am Smartphone. Außer du hast irgendwelche komplizierten Doppelaccounts o.ä.

  18. Hallo! Prima verständlicher Artikel! Verstehe ich das richtig, dass ich als Agentur derzeit bei Instagram nicht zum Admin werden kann, sondern tatsächlich mit den Zugangsdaten des Besitzers hantieren muss?

  19. Hallo, wenn ein Kunde das Werbekonto, dessen Owner aktuell eine Agentur ist übernehmen möchte – was gibt es da zu beachten? Kann die Agentur sich wehren? Gibt es compliancetechnische Gründe, die dagegen sprechen? Danke

    • Wenn es nur das Werbekonto ist dann wird das in der Regel nicht übergeben. Man einigt sich darauf welche Kampagnen noch im alten Konto stattfinden und setzt dann ein neues Konto (im anderen BM) auf in dem alles andere stattfindet.

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