Social Media Aktivitäten in KMU – Struktur für eure Arbeit mithilfe eines Redaktionsplans!


2019 ist das Jahr, in dem auch kleine und mittlere Unternehmen endgültig in der Welt der sozialen Medien angekommen sind. In den meisten Branchen führt – spätestens beim Blick auf die Konkurrenz – kein Weg mehr an einer Online Präsenz des eigenen Unternehmens vorbei. Das Problem vieler KMUs? Wenig Zeit im Alltag, ein viel zu kleines Marketing Team und ohnehin viel zu viel zu erledigen. Zeit für kreative Online Marketing „Brainstorming Sessions“ bleibt hier selten. Trotzdem muss die Social Media Präsenz des eigenen Unternehmens sorgfältig aufgebaut, gepflegt und fortlaufend mit neuen Ideen gefüllt werden. Sonst tritt der gewünschte Erfolg auf Facebook, Instagram und Co. schlicht und ergreifend nicht ein!

Ein Redaktionsplan ist extrem hilfreich, wenn es darum geht von Beginn an Struktur in die eigenen Social Media Aktivitäten zu bekommen. Unter richtiger Verwendung ordnet ein Redaktionsplan alle Ideen an einem Ort, ist zentral für jeden zugänglich und sorgt sowohl dafür, dass keine Ideen mehr „untergehen“, als auch dafür, dass alle geplanten Posts rechtzeitig online gestellt werden.

„Was“ ein Redaktionsplan ist, „wieso“auch kleine Unternehmen mit einem Redaktionsplan arbeiten sollten und „wie“ ihr im „daily doing“ effektiv mit einem Redaktionsplan arbeitet, lest ihr in diesem Beitrag.

Was ist ein Redaktionsplan?

Ein Redaktionsplan ist grundsätzlich eine Datei, in der die zu veröffentlichenden Inhalte im Zusammenhang mit den Social Media Kanälen des eigenen Unternehmens geplant und strukturiert werden. Hierfür wird, Stand 2019, in aller Regel eine Excel Datei verwendet. Im Internet findet ihr viele Vorlagen, die ihr entweder 1 zu 1 übernehmen könnt oder entsprechend eurer internen Bedürfnisse und Vorlieben anpassen könnt.

Ein Redaktionsplan hilft eurem Unternehmen dabei Struktur in eure Social Media Aktivitäten zu bringen. Anstatt Ideen dezentral, in verschiedenen Notizblöcken und „Köpfen“ zu lagern, werden Content Ideen zentral im Redaktionsplan gelagert. Die Arbeit in einem Redaktionsplan ist in aller Regel fortlaufend. Letztendlich sorgt ein Redaktionsplan dafür, dass die Content-Strategie eures Unternehmens zu Papier, in eine strukturierte Form gebracht wird. So erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass euer Unternehmen es schafft fortlaufend Inhalte zu produzieren und zu veröffentlichen um ein Vielfaches!

Probleme, die bei der Arbeit ohne Redaktionsplan entstehen können

Nun stellen sich einige von euch sicherlich die Frage, wieso man sich überhaupt die Mühe machen sollte, mit einem Redaktionsplan zu arbeiten. Schließlich können entsprechende Posts auch ohne einen Redaktionsplan vorab geplant und rechtzeitig veröffentlicht werden. Unsere Antwort: vollkommen richtig! Allerdings zeigen unsere Erfahrungen aus der Praxis, dass die Wahrscheinlichkeit nach Chaos durch die Abwesenheit eines Social Media Redaktionsplans um ein Vielfaches erhöht wird!

In der Regel ist der Ablauf wie folgt:

  1. Das Team beschließt gemeinsam, dass Social Media Marketing ab sofort eine feste Rolle im eigenen Marketing-Mix spielt
  2. Gemeinsam, mit dem gesamten Team, werden in einer groß angelegten „Brainstorming-Session“ Content-Ideen zusammengetragen
  3. Die Woche nach dieser Session wird fleißig mit dem Posten begonnen
  4. Bereits nach kürzester Zeit ist der anfängliche Enthusiasmus verflogen! Die Posts werden unregelmäßiger, Ideen gehen unter und in der Regel macht sich Resignation im Team breit

Ist das Projekt Social Media Marketing in solchen Fällen (mal wieder) komplett gescheitert? Und vor allem: wie hätte ein gut gepflegter Redaktionsplan bei der Vermeidung dieser „Sackgasse“ helfen können?!

Vor allem für KMU kann die Arbeit mit einem Redaktionsplan sinnvoll sein

Klar: nur weil man geplante Posts in einen Redaktionsplan einträgt heißt das noch lange nicht, dass diese wie von „Geisterhand“ automatisch veröffentlicht werden! Trotzdem werden die Chancen, dass die Chancen eigenen Social Media Marketing Aktivitäten aufrecht erhalten werden nachhaltig erhöht. Und dies aus einem einfachen Grund: gerade in kleinen und mittleren Unternehmen bedeutet die Entscheidung „pro“ Social Media Marketing oft, dass auf bestimmte Personen im Unternehmen entsprechend „mehr Arbeit“ zukommt. In den wenigsten Stellen wird für die Teildisziplin „Social Media“ eine neue Stelle geschaffen. Und so verteilt sich die Aufgabe des täglichen Teilens von Beiträgen zumeist auf wenige Schultern. Je mehr die Aufgaben im „Daily Business“ werden, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die „neuen Aufgaben“ rund um den Bereich Social Media vernachlässigt werden. Vor allem dann, wenn die konkreten Inhalte nicht vorab, in einem fest strukturierten Plan wie einem Redaktionsplan gesammelt werden.

Social Media Marketing wird immer dann zum Problem, wenn die Posts inmitten des Alltagsstresses und ellenlangen „To Do“ Listen erledigt werden müssen. Denn wenn man sich ohnehin schon wie ein „gejagter“ fühlt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass man nicht das Maß an Kreativität aufbringen kann, welches für einen Social Media Post oft benötigt wird. „Dann halt beim nächsten Mal, wenn weniger los ist!“ lautet hier oft die Devise!

So wird eure Arbeit in einem Redaktionsplan strukturiert

Mancher von euch mag bereits erkennen, weshalb die Arbeit mit einem Redaktionsplan von großem Vorteil sein kann. Anstatt vor jedem Post erst einmal planen und nachdenken zu müssen, werden die Themen und Inhalte weit vorab definiert und festgehalten. Ist es dann an der Zeit zu posten, schauen wir einfach in unseren Redaktionsplan und wissen genau, was wir tun müssen. Gerade wenn wenige – oder gar nur einer – für das Pflegen der Social Media Kanäle verantwortlich ist, wird ein Redaktionsplan zum besonders praktischen Helfer!

Doch auch im Team kann wunderbar mit einem Redaktionsplan gearbeitet werden.

Die Rollenverteilung – wer macht was im Redaktionsplan?

Bevor ihr damit loslegt gemeinsam in eurem Redaktionsplan zu arbeiten, solltet ihr vorab einige „Spielregeln“ festlegen. Sonst bricht bereits nach kürzester Zeit das absolute Chaos in eurem Redaktionsplan aus!

Festgelegt werden sollte zunächst „wer“ überhaupt im Redaktionsplan arbeiten darf bzw. arbeiten soll. Hierbei geht es weniger darum entsprechende Personen auszuschließen, sondern vielmehr darum für eine klare Rollenverteilung zu sorgen. Eine Redaktionsplan wird in aller Regel zentral, bspw. in einer Dropbox, gespeichert. Nimmt ein Team-Mitglied eine entsprechende Veränderung im Redaktionsplan vor, wird der Plan automatisch für das ganze Team synchronisiert. Je unkoordinierter dies in der Praxis abläuft, desto häufiger tritt die Frage auf wer eigentlich was verändert hat. Eine Besprechung vorab sorgt für erste Klarheit.

Außerdem solltet ihr klare Systeme dafür welche Teile bei der Erstellung eines Beitrags von wem übernommen werden. Alex ist bspw. immer dafür zuständig die Bildmaterialien für den Post zu besorgen und entsprechend zu bearbeiten. Max erstellt den Textinhalt, fügt beides zusammen und postet die Inhalte pünktlich auf Facebook. Wichtig für Max ist, dass Alex rechtzeitig mit der Bearbeitung des Bildmaterials fertig ist. Genau deshalb sollte vorab immer eine Deadline bestimmt werden.

Zu guter Letzt solltet ihr intern ein System definieren, das dafür sorgt, dass die betroffenen Team-Mitglieder auch regelmäßig in den Redaktionsplan schauen. Schließlich bringt euch der beste Redaktionsplan nichts, wenn außer euch kein anderer reinschaut – außer ihr seid der einzige Marketingverantwortliche im Team!

Vom “Whiteboard” in euer “Excel-Sheet” – so entsteht euer Social Media Redaktionsplan

Sind die Grundregeln für den unternehmensinternen Redaktionsplan definiert, beginnt die eigentliche Arbeit zumeist am Whiteboard. Zunächst geht es nämlich darum gemeinsam die Inhalte zu definieren, die später in den Social Media Kanälen geteilt werden sollen. Neben der Beantwortung einiger strategischen Fragen geht es hier für euer Team auch darum kreativ zu werden. In dieser Phase drückt ihr eurer Online Präsenz den Stempel auf!

Lasst euch bei der Suche nach Content Ideen ruhig von anderen Unternehmen inspirieren – ohne dessen Inhalte zu kopieren – und involviert euer ganzes Team in diesen Prozess! Habt ihr alsdann einige Themenfelder gefunden und konkrete Beitragsideen definiert, gilt es diese im nächsten Schritt systematisch in euren Redaktionsplan einzupflegen.

So sorgt ihr dafür, dass alle Ideen zentral gesammelt werden!

Ihr werdet merken, dass eurem Team nach dem Start eurer Social Media Aktivitäten ständig neue Ideen für Beiträge einfallen werden. So entwickelt sich eure Social Media Präsenz sukzessive weiter. Wichtig ist diese Ideen aufzufangen und an zentraler Stelle zu bündeln! Auf „Fresszetteln“ und „Post-It’s“ gehen diese Ideen nämlich viel zu häufig verloren.

Unser Tipp: legt in eurem Excel-Sheet einen gesonderten Reiter mit der Bezeichnung „Ideenkiste“ an. Hier kann jeder Mitarbeiter im Team, natürlich mit seiner eigenen Farbe, eintragen. Mit der Zeit werden sich hier einige Ideen ansammeln, welche bei der nächsten, großen Planungsphase sorgfältig in den Redaktionsplan eingearbeitet werden können. 

Bonus Tipp: wie euch die Vorlagen weitere Content Ideen liefern

Es ist keine Seltenheit, dass gerade KMUs sich beim Finden entsprechender Beitragsideen besonders schwertun. Dabei gibt es so viele Ideen, die quasi „auf der Straße“ liegen! Ein Beispiel sind dabei die „besonderen Tage des Jahres“. Wusstet ihr zum Beispiel, dass am 1.7.19 der „Internationale Witze-Tag“ ist? Eine coole Gelegenheit, um das eigene Team ein paar Witze im eigenen Facebook-Feed erzählen zu lassen. Am 2.8.19 kann zum „Internationalen Tag des Bieres“ gemütlich zum Start ins Wochenende, gemeinsam mit dem ganzen Team angestoßen werden. Und der „Welt-Blutspende-Tag“ am 14.6.19 eignet sich besonders gut für eine kleine „Corporate Social Responsibility“ Aktion, bei dem ihr euer Unternehmen von einer völlig neuen Seite präsentieren könnt.

Das Schöne: diese Tage sind in die vielen Excel-Sheet-Vorlagen, die man online findet in der Regel bereits eingearbeitet. So könnt ihr auch im Redaktionsplan auf die Jagd nach tollen Ideen für Beiträge gehen! Beachtet hierbei allerdings, dass diese „besonderen Feiertage“ auch dazu verleiten viele Teile des eigenen Contents nur noch auf jene zu fixieren. Je mehr Unternehmen in diesem Bereich das Gleiche tun, desto eher geht ihr mit euren Posts zum jeweiligen „Feiertag“ im Rauschen unter. So habt ihr am jeweiligen Tag zwar für Content gesorgt. Der Post selbst entfaltet allerdings keine Markenrelevanz. Beachtet diesen Punkt also in jedem Fall und seid mit dem Einbau dieser „Feiertage“ vorsichtig. Weniger ist bekanntlich mehr! Fokussiert euch im Optimalfall nur auf die Feiertage, die tatsächlich zu eurem Unternehmen bzw. eurer „Unternehmerstimme“ passen. So hebt ihr euch von den breiten Masse ab!

Außerdem: wer kein großer Fan von Excel bzw. Excel-Sheets ist, der kann dieselbe Arbeit natürlich auch im allseits beliebten Trello Board planen und durchführen!

Für die professionelle Arbeit in einem Redaktionsplan ist das eigene Team nie zu klein!

Egal wie groß oder klein euer Team ist – von der Arbeit in einem Redaktionsplan könnt ihr nur profitieren! Ein Redaktionsplan hilft euch dabei eure Ideen zu bündeln und in strukturierte Form zu bringen. Sobald ihr intern beschließt mit einem Redaktionsplan zu arbeiten, erhöht ihr automatisch die Chance, dass ihr regelmäßig Inhalte in den von euch ausgewählten Social Media Kanälen teilt. Wichtig ist, dass die betroffenen Personen von Beginn an in die Arbeit mit dem Redaktionsplan involviert werden. Außerdem solltet ihr dafür sorgen, dass die Arbeit im Plan selbst festen Regeln unterliegt. Nur so stellt ihr mittel- bis langfristig sicher, dass die Ordnung im Redaktionsplan gewahrt wird.

Als letzten Tipp würden wir euch gerne folgenden mit auf den Weg geben: weniger ist mehr! Ein Spruch der auch in puncto Social Media Aktivitäten seine Wirkung nicht verfehlt. Was wir genau damit meinen? Kaum ein Grund ist in der Praxis häufiger für das Scheitern der Social Media Bemühungen eines Unternehmens verantwortlich, als zu hohe Zielsetzungen. Nicht selten möchten KMUs direkt mit 5-6 Post pro Woche starten, nur um nach kürzester Zeit festzustellen, dass diese Tempo, neben den weiteren Aufgaben des Alltags unmöglich eingehalten werden kann. Dies sorgt für Frust, Resignation und ultimativ dafür, dass das Projekt „Social Media Marketing“ schnellstmöglich eingestampft wird. Anstatt direkt mit solch einem hohen Tempo anzusetzen, solltet ihr euch die Möglichkeit geben in eure Social Media Aktivitäten hereinzuwachsen. Konstant ist hier das Zauberwort und so reichen zu Beginn mit Sicherheit auch 2-3 Posts pro Woche aus. Weniger ist eben mehr – auch mit Blick auf den eigenen Social Media Redaktionsplan!

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